Guide Outlook & Messagerie Microsoft 365 | Bonnes pratiques email

Accéder à votre messagerie

Méthode	Comment	Quand l'utiliser
Outlook (application PC/Mac)	Barre des tâches ou menu Démarrer	Usage quotidien au bureau (recommandé)
Outlook Web	`outlook.office.com`	En déplacement, sur un PC externe
Outlook Mobile	App Store / Google Play	Sur smartphone, en mobilité

📱

Outlook Mobile : Téléchargez l'app Microsoft Outlook sur votre smartphone. Connectez-vous avec votre email professionnel. Activez les notifications pour ne rien manquer en déplacement.

Organiser sa boîte de réception

La méthode « Inbox Zero »

L'objectif n'est pas de répondre à tout immédiatement, mais de traiter chaque email une seule fois :

1

Supprimer / Archiver

L'email ne nécessite aucune action ? Archivez-le (Retour arrière dans Outlook) ou supprimez-le.

2

Répondre en moins de 2 minutes

La réponse prend moins de 2 minutes ? Répondez maintenant et archivez.

3

Planifier

L'email demande du travail ? Marquez-le avec un drapeau (Insérer) et planifiez un créneau pour y répondre.

4

Déléguer

Quelqu'un d'autre est mieux placé ? Transférez et archivez.

Créer des dossiers

Organisez vos emails par projet ou client. Clic droit sur votre boîte de réception > Nouveau dossier. Gardez une structure simple :

Projets / (un sous-dossier par projet actif)
Référence / (emails à garder pour consultation)
En attente / (emails en attente de réponse d'un tiers)

Règles automatiques

Automatisez le classement des emails répétitifs :

1

Créer une règle

Clic droit sur un email type > Règles > Créer une règle. Définissez la condition (expéditeur, objet, etc.) et l'action (déplacer vers un dossier, marquer comme lu, etc.).

💡

Astuce : Créez une règle pour les newsletters et notifications automatiques → elles vont directement dans un dossier dédié sans encombrer votre boîte de réception.

Configurer votre signature

1

Accéder aux signatures

Outlook bureau : Fichier > Options > Courrier > Signatures
Outlook Web : Paramètres (engrenage) > Courrier > Composer et répondre

2

Créer votre signature

Incluez :
• Prénom NOM
• Fonction / Service
• Téléphone direct
• Adresse email
• Logo entreprise (si fourni par votre manager)

3

Appliquer par défaut

Sélectionnez la signature comme par défaut pour les nouveaux messages et pour les réponses/transferts.

Calendrier & Réunions

Créer une réunion Teams

1

Nouvelle réunion

Dans le calendrier Outlook, cliquez sur Nouvelle réunion (ou Ctrl + Shift + Q).

2

Ajouter Teams

Cliquez sur le bouton « Réunion Teams » dans la barre d'outils. Un lien de visioconférence est automatiquement ajouté.

3

Inviter les participants

Ajoutez les adresses email dans le champ À. Vérifiez leur disponibilité avec l'Assistant Planification (onglet en haut).

4

Envoyer

Ajoutez un objet clair, le lieu (ou « Teams ») et cliquez sur Envoyer. Les participants reçoivent l'invitation avec le lien Teams.

Bonnes pratiques calendrier

📅

• Acceptez ou refusez les invitations dès réception (les organisateurs voient votre statut)
• Bloquez des créneaux « Focus » pour travailler sans interruption
• Indiquez vos absences (congés) dans le calendrier pour que vos collègues le voient
• Préférez des réunions de 25 ou 50 minutes (au lieu de 30/60) pour laisser des pauses

Partager des fichiers par email

⚠

Ne joignez plus de fichiers en pièce jointe. Envoyez un lien OneDrive/SharePoint à la place. Avantages : le destinataire a toujours la dernière version, vous contrôlez les droits d'accès, et vous ne remplissez pas les boîtes mail.

1

Joindre depuis le cloud

Dans un nouvel email, cliquez sur Joindre un fichier > Parcourir les emplacements cloud. Sélectionnez le fichier dans OneDrive.

2

Choisir les permissions

Outlook propose de partager en tant que lien (recommandé) ou en pièce jointe. Choisissez le lien et définissez les droits : lecture seule ou modification.

Raccourcis clavier essentiels

Action	Raccourci
Nouveau message	Ctrl + N
Répondre	Ctrl + R
Répondre à tous	Ctrl + Shift + R
Transférer	Ctrl + F
Envoyer	Ctrl + Entrée
Rechercher	Ctrl + E
Marquer avec un drapeau	Insérer
Archiver	Retour arrière
Basculer vers le calendrier	Ctrl + 2
Nouvelle réunion	Ctrl + Shift + Q

Répondre automatiquement (absence)

1

Configurer les réponses automatiques

Outlook bureau : Fichier > Réponses automatiques
Outlook Web : Paramètres > Courrier > Réponses automatiques

2

Rédiger le message

Indiquez : vos dates d'absence, qui contacter en cas d'urgence, et la date de votre retour. Cochez « Envoyer uniquement pendant cette période » et définissez les dates.

Boîte d’archivage pleine

⚠

Vous recevez un email de Microsoft indiquant que votre boîte d’archivage est presque pleine ?
Exemple : « Your archive mailbox is almost full — 45 GB / 50 GB »
Ce message concerne votre boîte d’archivage (distincte de votre boîte principale). Elle sert à stocker les anciens emails automatiquement déplacés par Outlook.

Ce que vous pouvez faire (sans l’infogérant)

1

Vider les Éléments supprimés de l’archive

Dans Outlook, développez Archive dans le volet gauche. Faites un clic droit sur Éléments supprimés > Vider le dossier. Ces emails occupent de l’espace sans servir.

2

Supprimer les gros emails dans l’archive

Dans l’archive, cliquez sur Tous puis triez par Taille (clic sur l’en-tête). Supprimez les emails avec de grosses pièces jointes dont vous n’avez plus besoin. Les fichiers importants doivent être sur OneDrive, pas dans les mails.

3

Supprimer les anciens emails inutiles

Dans les dossiers de l’archive, recherchez les anciens fils de discussion (newsletters, notifications, confirmations) et supprimez-les en bloc : sélectionnez le premier, Shift + clic sur le dernier, puis Suppr.

Ce que l’infogérant peut faire (sans accès à votre boîte)

📋

Limite de la licence Microsoft 365 Business Standard
Votre licence inclut une boîte d’archivage de 50 Go fixe. L’extension automatique au-delà de cette limite n’est pas disponible sur Business Standard — elle nécessite une licence Business Premium ou Exchange Online Plan 2.

Deux options possibles :
• Court terme : nettoyage régulier de l’archive (voir étapes ci-dessus) — l’infogérant peut vous y assister à distance via Teams
• Long terme : passage en licence Microsoft 365 Business Premium, qui inclut l’archivage illimité et d’autres fonctionnalités sécurité — contactez GiGaRuN pour un devis

ℹ

Boîte d’archivage vs. boîte principale : Votre boîte principale (50 Go) et votre boîte d’archivage (50 Go par défaut) sont deux espaces séparés. L’alerte « archive mailbox is almost full » ne signifie pas que vous ne pouvez plus recevoir de mails — votre boîte principale est distincte.

Activer l’archivage automatique Outlook (local)

Outlook peut déplacer automatiquement vos anciens emails vers un fichier local (.pst) sur votre PC, libérant ainsi de l’espace dans votre boîte cloud.

1

Accéder aux options d’archivage

Dans Outlook bureau : Fichier > Options > Avancé, section Archivage automatique, cliquez sur Paramètres d’archivage automatique.

2

Configurer la fréquence et l’âge

Cochez « Exécuter l’archivage automatique tous les » et définissez :
• Fréquence : 14 jours (recommandé)
• Archiver les éléments plus vieux que : 6 mois ou 1 an selon vos besoins
• Action : Déplacer les anciens éléments vers (et non supprimer)

3

Emplacement du fichier d’archive

Par défaut, Outlook crée un fichier archive.pst dans Documents\Fichiers Outlook\. Important : vérifiez que ce dossier est sauvegardé (OneDrive ou solution de sauvegarde GiGaRuN) — sinon vos archives sont perdues en cas de panne du PC.

⚠

Attention au fichier PST sur le bureau ou dans Mes Documents ! Un fichier .pst stocké uniquement sur le disque local n’est pas sauvegardé par Microsoft 365. Si votre PC tombe en panne, ces archives sont perdues définitivement. Solution : déplacez-le dans votre dossier OneDrive ou signalez-le à GiGaRuN pour l’inclure dans votre plan de sauvegarde.

Créer manuellement un fichier de données PST

Si votre archive cloud est pleine et que vous souhaitez exporter des emails pour les sortir de la boîte Microsoft 365 :

1

Ouvrir l’assistant d’importation/exportation

Dans Outlook bureau : Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.

2

Choisir l’export

Sélectionnez « Exporter des données vers un fichier » puis « Fichier de données Outlook (.pst) ».

3

Sélectionner les dossiers à exporter

Choisissez les dossiers concernés (ex : votre boîte d’archivage ou des anciens dossiers). Cochez « Inclure les sous-dossiers ». Vous pouvez filtrer par date pour n’exporter que les éléments antérieurs à une certaine date.

4

Choisir l’emplacement du fichier PST

Enregistrez le fichier dans votre OneDrive (ex : OneDrive - [Entreprise]\Archives mail\archive_2024.pst). Évitez le bureau ou C:\Users\... hors OneDrive. Une fois l’export terminé, supprimez les emails exportés de votre boîte archive pour libérer de l’espace.

💾

Nommage recommandé pour les fichiers PST :
archive_mail_PRENOM_NOM_AAAA.pst
Exemple : archive_mail_cedric_delahaye_2024.pst

Conservez ces fichiers dans un dossier dédié sur OneDrive ou sur le serveur de fichiers de l’entreprise. Signalez l’emplacement à GiGaRuN pour qu’il soit inclus dans la sauvegarde.

Dépannage

Outlook ne se synchronise plus

Solutions :

Vérifiez votre connexion Internet
Redémarrez Outlook
En bas à droite d'Outlook, vérifiez qu'il n'y a pas la mention « Travailler hors connexion » (onglet Envoi/Réception)
En dernier recours, utilisez outlook.office.com en attendant

Boîte mail pleine

Solutions :

Videz le dossier Éléments supprimés
Supprimez les anciens emails avec pièces jointes volumineuses (triez par taille)
Archivez les anciens messages
Envoyez des liens OneDrive au lieu de pièces jointes

Je ne reçois pas certains emails

Solutions :

Vérifiez le dossier Courrier indésirable
Vérifiez la quarantaine HornetSecurity (voir guide dédié)
Demandez à l'expéditeur de renvoyer depuis une autre adresse pour tester
Contactez le support si le problème persiste

Besoin d'aide ?

📞

Support technique GiGaRuN
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