Accéder à votre messagerie
| Méthode | Comment | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Outlook (application PC/Mac) | Barre des tâches ou menu Démarrer | Usage quotidien au bureau (recommandé) |
| Outlook Web | outlook.office.com | En déplacement, sur un PC externe |
| Outlook Mobile | App Store / Google Play | Sur smartphone, en mobilité |
Organiser sa boîte de réception
La méthode « Inbox Zero »
L'objectif n'est pas de répondre à tout immédiatement, mais de traiter chaque email une seule fois :
Supprimer / Archiver
L'email ne nécessite aucune action ? Archivez-le (Retour arrière dans Outlook) ou supprimez-le.
Répondre en moins de 2 minutes
La réponse prend moins de 2 minutes ? Répondez maintenant et archivez.
Planifier
L'email demande du travail ? Marquez-le avec un drapeau (Insérer) et planifiez un créneau pour y répondre.
Déléguer
Quelqu'un d'autre est mieux placé ? Transférez et archivez.
Créer des dossiers
Organisez vos emails par projet ou client. Clic droit sur votre boîte de réception > Nouveau dossier. Gardez une structure simple :
- Projets / (un sous-dossier par projet actif)
- Référence / (emails à garder pour consultation)
- En attente / (emails en attente de réponse d'un tiers)
Règles automatiques
Automatisez le classement des emails répétitifs :
Créer une règle
Clic droit sur un email type > Règles > Créer une règle. Définissez la condition (expéditeur, objet, etc.) et l'action (déplacer vers un dossier, marquer comme lu, etc.).
Configurer votre signature
Accéder aux signatures
Outlook bureau : Fichier > Options > Courrier > Signatures
Outlook Web : Paramètres (engrenage) > Courrier > Composer et répondre
Créer votre signature
Incluez :
• Prénom NOM
• Fonction / Service
• Téléphone direct
• Adresse email
• Logo entreprise (si fourni par votre manager)
Appliquer par défaut
Sélectionnez la signature comme par défaut pour les nouveaux messages et pour les réponses/transferts.
Calendrier & Réunions
Créer une réunion Teams
Nouvelle réunion
Dans le calendrier Outlook, cliquez sur Nouvelle réunion (ou Ctrl + Shift + Q).
Ajouter Teams
Cliquez sur le bouton « Réunion Teams » dans la barre d'outils. Un lien de visioconférence est automatiquement ajouté.
Inviter les participants
Ajoutez les adresses email dans le champ À. Vérifiez leur disponibilité avec l'Assistant Planification (onglet en haut).
Envoyer
Ajoutez un objet clair, le lieu (ou « Teams ») et cliquez sur Envoyer. Les participants reçoivent l'invitation avec le lien Teams.
Bonnes pratiques calendrier
• Bloquez des créneaux « Focus » pour travailler sans interruption
• Indiquez vos absences (congés) dans le calendrier pour que vos collègues le voient
• Préférez des réunions de 25 ou 50 minutes (au lieu de 30/60) pour laisser des pauses
Partager des fichiers par email
Joindre depuis le cloud
Dans un nouvel email, cliquez sur Joindre un fichier > Parcourir les emplacements cloud. Sélectionnez le fichier dans OneDrive.
Choisir les permissions
Outlook propose de partager en tant que lien (recommandé) ou en pièce jointe. Choisissez le lien et définissez les droits : lecture seule ou modification.
Raccourcis clavier essentiels
| Action | Raccourci |
|---|---|
| Nouveau message | Ctrl + N |
| Répondre | Ctrl + R |
| Répondre à tous | Ctrl + Shift + R |
| Transférer | Ctrl + F |
| Envoyer | Ctrl + Entrée |
| Rechercher | Ctrl + E |
| Marquer avec un drapeau | Insérer |
| Archiver | Retour arrière |
| Basculer vers le calendrier | Ctrl + 2 |
| Nouvelle réunion | Ctrl + Shift + Q |
Répondre automatiquement (absence)
Configurer les réponses automatiques
Outlook bureau : Fichier > Réponses automatiques
Outlook Web : Paramètres > Courrier > Réponses automatiques
Rédiger le message
Indiquez : vos dates d'absence, qui contacter en cas d'urgence, et la date de votre retour. Cochez « Envoyer uniquement pendant cette période » et définissez les dates.
Dépannage
Outlook ne se synchronise plus
Solutions :
- Vérifiez votre connexion Internet
- Redémarrez Outlook
- En bas à droite d'Outlook, vérifiez qu'il n'y a pas la mention « Travailler hors connexion » (onglet Envoi/Réception)
- En dernier recours, utilisez
outlook.office.comen attendant
Boîte mail pleine
Solutions :
- Videz le dossier Éléments supprimés
- Supprimez les anciens emails avec pièces jointes volumineuses (triez par taille)
- Archivez les anciens messages
- Envoyez des liens OneDrive au lieu de pièces jointes
Je ne reçois pas certains emails
Solutions :
- Vérifiez le dossier Courrier indésirable
- Vérifiez la quarantaine HornetSecurity (voir guide dédié)
- Demandez à l'expéditeur de renvoyer depuis une autre adresse pour tester
- Contactez le support si le problème persiste
Besoin d'aide ?
Problème avec Outlook, votre calendrier ou la messagerie ? Nous sommes là pour vous aider.